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Sistema de trabajo con Microsoft 365
Sistematizó el trabajo de sus tres departamentos con Microsoft 365 e IA, ordenando el día a día de todo el equipo.
Nóminas del mes
Alta en la Seguridad Social
Contrato de relevo
Finiquito y certificado
Calendario laboral 2027
Seguros sociales
personas en un sistema común
departamentos coordinados
para dejarlo montado
El reto
Una asesoría de 12 personas en tres departamentos —Laboral, Contabilidad y Jurídico— donde el trabajo en equipo, la comunicación y la documentación vivían dispersos. Sin un sistema común faltaba visibilidad y orden en el día a día, y cualquier intento de automatizar habría sido construir sobre el caos.
Lo que hicimos
Antes de automatizar, ordenamos. Tras una auditoría del equipo, sistematizamos el trabajo sobre Microsoft 365: Planner como base operativa, Teams como capa de comunicación y OneDrive Business para la documentación, todo estandarizado por departamento. Formamos a las personas responsables de cada área para que el sistema se use de verdad y dejamos las bases listas para automatizar después con IA.
El resultado
Un único sistema compartido para los tres departamentos: tareas, conversaciones y documentos centralizados y con visibilidad. Una base ordenada sobre la que ir incorporando automatización e IA por fases —con datos reales de uso— y unos hábitos de equipo que cambian el día a día.
Cómo se trabaja ahora
Un tablero por departamento, las mismas reglas para todos
Recreación con tareas inventadas: columnas estandarizadas, etiquetas por cliente y tipo de tarea, y cada documento colgado de su tarjeta.
Nóminas del mes
Alta en la Seguridad Social
Contrato de relevo
Finiquito y certificado
Calendario laboral 2027
Seguros sociales
Recreación con datos inventados.
Qué incluyó
Un sistema, varias piezas que encajan entre sí
Microsoft Planner
Planes por departamento (Laboral, Contabilidad, Jurídico) con columnas estandarizadas, plantillas de tarjetas y etiquetas por cliente y tipo de tarea.
Microsoft Teams
Equipos por departamento con Planner y Outlook integrados. Comunicación asíncrona ordenada y con directrices de uso claras.
OneDrive Business
Documentación adjunta a las tarjetas de Planner, con formación de uso para todo el equipo. Sin tocar la gestión documental existente.
Incidencias técnicas
Revisión completa de los permisos de calendarios compartidos del equipo y resolución de los fallos pendientes detectados en la auditoría.
Formación a responsables
Sesiones específicas con las personas responsables de cada departamento, centradas en el uso real del sistema y sus flujos concretos.
Soporte posterior
Un mes de soporte directo tras la entrega para resolver dudas, ajustar configuraciones y refinar el sistema según el día a día.
El plan
De aquí a aquí, paso a paso
Semana 1
Arranque y configuración
Sesión inicial con responsables para confirmar la estructura y configuración de Teams, Planner y OneDrive Business.
Semanas 2-3
Refinamiento por departamento
Configuración fina de los planes por área e integración nativa de Planner y Outlook dentro de Teams, con pruebas y ajustes.
Semana 4
Formación a responsables
Sesiones con las personas responsables de cada departamento. A partir de aquí el sistema está vivo y se usa en el día a día.
Soporte
Soporte y revisión
Un mes de soporte para dudas y ajustes, con una sesión final para decidir —con datos reales— qué automatizar primero.
“Sistematizar primero, automatizar después. Las herramientas son fáciles; el sistema compartido y los hábitos de equipo son lo que cambia el día a día.”
El enfoque de M&T
Próximos pasos
Con la base ya ordenada, el siguiente paso es automatizar sobre datos reales de uso: recordatorios y avisos automáticos, calendario fiscal recurrente e IA que transcribe y resume las reuniones volcando las tareas directamente al sistema.
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